Eigentümerversammlung

Interessen formulieren, Gemeinsamkeiten finden, Beschlüsse fassen

Endlich Eigentümer! Kein Vermieter mehr, der einem vorschreibt, was man in seinen eigenen vier Wänden zu tun und zu lassen hat, wenn da nicht das ungeliebte Gemeinschaftseigentum wäre ...

So oder ähnlich ernüchternd fällt die Erfahrung aus, die viele Neuerwerber einer Eigentumswohnung machen. Denn Herr im Haus ist man nur über das Sondereigentum, das man erworben hat. Das sind in der Regel nur die Räume der Wohnung und die Wände drumherum, mehr nicht. Tragende Wände und Decken, aber auch die Fußböden inkl. Estrichbelag sowie das Grundstück gehören der Gemeinschaft. Da diese Einrichtungen das Objekt im Ganzen zusammenhalten, geht ihr Erhalt auch die Nachbarn etwas an. Diese Belange werden in der Eigentümerversammlung geregelt.

Bestandsaufnahme und klare Planung

Eine erfolgreiche Eigentümerversammlung beginnt mit einer intensiven und professionellen Vorbereitung und endet mit der zeitnahen und rechtssicheren Umsetzung der gefassten Beschlüsse. Hierbei stellt die Eigentümerversammlung als wichtigstes Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft regelmäßig hohe Anforderungen und Erwartungen an den beauftragten Verwalter.

Mit Ruhrquadrat™ haben Sie einen erfahren und leistungsfähigen Partner an Ihrer Seite. Unsere Verwaltungsspezialisten bereiten die jährliche Eigentümerversammlung vor, laden hierzu ein, übernehmen die Moderation und protokollieren die gefassten Beschlüsse. Die Einladung und das Versammlungsprotokoll stellen wir jedem Eigentümer innerhalb der gesetzlichen Frist auf dem Postweg zu. Gefasste Beschlüsse und die daraus resultierenden Maßnahmen führen wir im Rahmen unseres Objektmanagements zeitnah aus. Gerne beziehen wir hierbei den Verwaltungsbeirat oder von der Gemeinschaft bestimmte externe Berater wie z. B. Architektur- und Planungsbüros mit ein. Für die Gemeinschaften führen wir eine ausführliche Sammlung über die in der Vergangenheit gefassten Beschlüsse und gerichtlichen Urteile, soweit diese gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft wirksam sind. So kann sich jeder Eigentümer schnell einen guten Überblick über die bestehenden Regelungen der Gemeinschaft verschaffen.

So wird´s einfach gut: Fachübergreifendes Know-how

Unser interdisziplinäres Team berät Sie jederzeit umfassend und fachkundig in sämtlichen Belangen Ihrer Gemeinschaft. Gemeinsam und in Kooperation mit hinzugezogenen Experten finden und entwickeln wir auch spezielle Lösungen für die unterschiedlichsten Problemstellungen. Hierbei haben wir besonders Punkte wie Werterhalt und Wertsteigerung, Kostenoptimierung und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen im Auge. So prüft und dokumentiert unsere Technikteam in regelmäßigen Intervallen den baulichen Zustand der Immobilie inkl. der sich darin befindlichen technischen Anlagen. In enger Absprache mit dem zuständigen Objektverwalter und in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat entwickeln wir Instandhaltungs- und Modernisierungskonzepte, die technisch machbar und wirtschaftlich sinnvoll sind. Im Fall von rechtlichen Belangen treffen wir über angeschlossene Rechtsanwaltskanzleien und ggf. hinzugezogene Fachanwälte Maßnahmen, die zur Wahrung einer Frist, zur Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen oder zur Abwendung eines Rechtsnachteils erforderlich sind.

Lösungen die einfach funktionieren

Aufgrund unserer langjährigen Verwaltungspraxis an Rhein & Ruhr haben wir Erfahrung darin, die unterschiedlichen Standpunkte behutsam und unparteiisch mit den Interessen der Gemeinschaft in Einklang zu bringen. Gerne auch für Ihre Gemeinschaft.

Objekt- und Modernisierungsmanagement

Vorausschauend planen, richtig investieren, Zukunftswerte erhalten

Der Wert Ihrer Immobilie wird zum großen Teil von der Ausstattung der technischen Einrichtungen und dem Erscheinungsbild der gesamten Wohnanlage bestimmt. Umso wichtiger ist es, einen zuverlässigen Partner zu haben, der notwendige Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten sowie Modernisierungsmaßnahmen für Sie kompetent plant und begleitet.

Instandhaltungen und Modernisierungen im Griff

Im Rahmen unseres Immobilien-Managements unterstützen wir Sie und Ihre Wohnungseigentumsgemeinschaft bei sämtlichen Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen. Hierzu gehören unter anderem die Planung und die Durchführung sämtlicher Maßnahmen, die für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung sowie zur Erhaltung der Immobilie erforderlich sind. Unser Technikteam sowie externe Architekten und Bauingenieure unterstützen Sie und Ihre Wohnungseigentumsgemeinschaft aktiv bei der Realisierung baulicher Änderungen (Umbauten, Ausbauten und Modernisierungen) sowie bei der Verfolgung und Überwachung von Gewährleistungsansprüchen. Die Ergebnisse werden durch uns aussagekräftig und verständlich aufbereitet und im Rahmen der Eigentümerversammlung der Gemeinschaft präsentiert.

Zukunftsfähigkeit und Werterhalt sichern

Im Zuge des Technischen Objektmanagements stellen wir den kontinuierlichen Betrieb und die Funktionsfähigkeit der technischen Anlagen sicher. Um dieses Ziel für unsere Kunden zu erreichen, planen, organisieren, realisieren und prüfen wir im Rahmen einer regelmäßigen, ausführlichen Objektinspektion sämtliche Maßnahmen zur zukunftssicheren Instandhaltung. Wir verstehen Objektmanagement in diesem Zusammenhang nicht nur als kurzfristige Reaktion, sondern vielmehr als vorausschauende Planung sinnvoller Instandhaltungsmaßnahmen. Unserer Erfahrung nach lassen sich nur so der Wert und die Nutzungsdauer einer Immobilie positiv beeinflussen und über Jahre hinweg erhalten.

Forderungsmanagement und Hausgeldinkasso

Ausfälle frühzeitig begrenzen, Ansprüche bestmöglich durchsetzen

Zahlungsausfälle sind leider auch im Rahmen der Wohnungseigentumsverwaltung ein zunehmend anzutreffendes Problem, das nicht nur die Handlungsfähigkeit der betroffenen Gemeinschaft einschränken kann, sondern häufig auch die Nerven der Eigentümer stark strapaziert. Wir legen daher von Anfang an größten Wert auf ein professionelles Forderungsmanagement.

Fingerspitzengefühl und Ausdauer gefordert

Wir verstehen Forderungsmanagement hierbei als eine Aufgabe, die Sensibilität und Kompetenz in gleichem Maße erfordert. Unsere erfahrenen Mitarbeiter und angeschlossenen Rechtsanwälte sind nicht nur in der Lage, standardisiert Abläufe und Maßnahmen durchzuführen, sondern auch eine sehr individuelle Fallbearbeitung zu übernehmen. Hierbei bieten wir im Rahmen unserer Wohnungseigentumsverwaltung zeitgemäße Inkassodienstleistungen über alle Kommunikationskanäle hinweg. Unser multi-modaler Mahnlauf erstreckt sich von der klassischen, schriftlichen Schuldneransprache über Postweg und E-Mail bis hin zur Kontaktaufnahme per Telefon und der Zahlungserinnerung per SMS.

Ansprüche durchsetzen und Absichern

Darüber hinaus begleiten unsere Mitarbeiter und Kooperationspartner den Schuldner professionell und konsequent bis zum Ausgleich der Forderung. Unsere gute Erreichbarkeit verbessert die Zahlungsbereitschaft ebenso wie unser Angebot einer überwachten Zahlung in Raten. Selbstverständlich sichern wir die Ansprüche der Gemeinschaft auch im Rahmen eines Zwangsversteigerungsverfahrens dinglich ab. Gesetzliche Änderungen, wie z. B. die WEG-Novelle aus dem Jahr 2007 oder die vorrangige Sicherung der Hausgeldansprüche im Zuge der Zwangsversteigerung, werden hierbei konsequent verfolgt.

Unser Know-how und unsere langjährige Erfahrung, die guten Schnittstellen zu den großen deutschen Auskunfteien, wie z. B. Creditreform & SCHUFA Holding, sowie die enge Kooperation mit leistungsfähigen Inkassodienstleistern und Fachanwälten für Wohnungseigentums- und Insolvenzrecht bilden eine solide Basis für den effizienten Forderungseinzug und die optimale Absicherung der Gemeinschaft.

WEG-Abrechnung, Hausgeldabrechnung und Wirtschaftsplanung

Kosten vorausschauend planen und transparent abrechnen

Ein leistungsfähiges Abrechnungswesen ist eine Schlüsselkomponente zur erfolgreichen Wohnungseigentumsverwaltung. Aus diesem Grund legen wir größten Wert auf eine transparente Jahresabrechnung und einen übersichtlichen Wirtschaftsplan. Unser effizientes Abrechnungswesen nimmt Ihnen genau diese Aufgaben ab – Ohne Fach-Chinesisch. Aber mit Gewusst-wie.

Hausgeldabrechnung ohne Fach-Chinesisch

Nachdem die Gesamt- und Einzelwirtschaftspläne sowie eine Instandhaltungsplanung aufgestellt sind, geht es vor allem darum, ein Hauskonto anzulegen, Verbrauchswerte zu erfassen und Heizkosten abzurechnen, beschlossene Sonderumlagen anzufordern und Zahlungseingänge zu überwachen. Am Ende eines Wirtschaftsjahres erstellen wir dann die Jahresabrechnung mit den Einnahmen und Ausgaben als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sondereigentum. Die Jahresabrechnung inkl. aller Belege und Kontoauszüge legen wir den von der Gemeinschaft bestimmten Rechnungsprüfern zur Kontrolle und Erteilung eines Prüfvermerks vor. Parallel erstellen wir am Ende eines jeden Wirtschaftsjahres einen neuen Wirtschaftsplan, der neben der Kalkulation der Hausgelder eine detaillierte Aufteilung je Kostenart in Form von Einzelwirtschaftsplänen beinhaltet.

Kostentransparenz in allen Leistungsbereichen

Unsere Mitarbeiter kontrollieren den gesamten Zahlungsverkehr und übernehmen die rechnerische und sachliche Prüfung sämtlicher Lieferanten-, Dienstleistungs- und Instandhaltungsrechnungen. Darüber hinaus werden durch uns Zahlungsfristen überwacht, Steuern und öffentliche Abgaben pünktlich gezahlt und säumige Eigentümer im Rahmen unseres Forderungsmanagements schriftlich und telefonisch gemahnt. Zudem haben wir immer ein wachsames Auge auf die derzeitige Kosten- und Auftragslage der Eigentümergemeinschaft. So überprüfen und optimieren wir in regelmäßigen Intervallen diverse Kostenpositionen, von Versicherungen und Energie über Reinigung bis hin zu Wartungsverträgen. Identifizierte Einsparpotenziale erörtern wir dann im Rahmen der Eigentümerversammlung mit der Gemeinschaft und den Beiräten.